De wedstrijden zullen op en rond de site van be-MINE/de Avonturenberg plaatsvinden, voor het fietsen trekt men iets verder richting Stal. In bijlage worden de verschillende routes weergegeven alsook het inplantingsplan aan de voet van het MTB-Park.
Inhoud
De duatlon bestaat uit 6km lopen – 52km mountainbiken – 14km lopen. Men mikt hier op een 250 tal deelnemers en er zal een gezamenlijke start plaatsvinden.
Tijdens de nighttrail zullen er 2 afstanden aangeboden worden: 8km en 15km. Er zal een aparte start per afstand voorzien worden, dit is voorzien tussen 18u00 en 18u30 zodat de deelnemers zeker tegen 20u00 finishen. Hier is het maximaal aantal deelnemers gelimiteerd tot 250. Wegens veiligheidsredenen zullen alle lopers verplichten worden een hoofdlamp te dragen.
Opbouw/afbraak
De voorbereidende werken gaan donderdag 3 of vrijdag 4 november van start. Zowel de loop- als MTB route zullen op de Avonturenberg/MTB-Park lopen, zij maken gebruik van de bestaande paden. De lopers en MTB’ers zullen gescheiden blijven om de veiligheid te garanderen.
Voor de nighttrail zal er een afwijking van het gebruiksreglement van het MTB-Park aangevraagd worden, daar dit in normale omstandigheden niet toegankelijk is na zonsondergang. Het MTB-Park blijft tot en met zaterdag wel toegankelijk, enkel zondag zal dit afgesloten worden voor publiek.
Verkeersmaatregelen
De organisatie vraagt 3 zaken:
Logistiek
Gezien het om een privé-initiatief gaat (niet-Beringse vereniging) kunnen zij normaal geen materialen ontlenen van de werkplaatsen. Vorig jaar zijn de werkplaatsen akkoord gegaan dat zij – mits toestemming van het schepencollege – toch materiaal kunnen ontlenen tegen betaling. Het zou enkel om 2 bakken nadar gaan.
Goedkeuring
De organisatie is al in overleg gegaan met ANB en ze hebben reeds een goedkeuring gekregen. Verder zullen zij nog eens samenzitten met be-MINE voor wat praktische zaken te bespreken: douches en toiletten, parking, gebruik omgeving terril, … Afhankelijk hiervan kan het zijn dat er nog kleine aanpassingen aan het parcours dienen te gebeuren.
Algemeen
De activiteit sluit aan bij het avontuurlijke karakter waarvoor de site gekend is. Gezien de aard van de activiteit is deze enkel inpasbaar op en rond het aanwezige MTBpark op de Avonturenberg. Dienst TRE gelooft dat De Hel van Beringen bijdraagt aan het imago van de site en gelooft in het groeipotentieel van het event.
In overleg met de be-MINE exploitanten werd echter afgesproken om eventaanvragen te centraliseren en eerst voor te leggen op de evenementencommissie be-MINE. Dit om agenda’s op elkaar af te stemmen en de impact van de activiteit op hun dagelijkse werking in kaart te brengen. Zodoende kunnen er gepaste afspraken worden gemaakt met de organisatie.
Aanvragen met betrekking tot de ingebruikname van niet-stedelijke gronden, dienen ook via ‘de dienst TRE- team be-MINE’ te verlopen zodat alle afspraken afgestemd kunnen worden. Het team be-MINE legt dit dan voor aan be-MINE nv.
De gronden die worden ingenomen voor het evenement zijn inmiddels overgedragen aan stad Beringen. Hiervoor moet geen overeenkomst meer worden opgesteld tussen be-MINE nv en de organisatie. Wel dient er een gebruiksovereenkomst te worden afgesloten voor de ingebruikneming van de Avonturenberg en zal een waarborg worden gevraagd conform de geldende afspraken.
De Hel van Beringen vindt plaats in het laatste weekend van de herfstvakantie. Delen van het fietspad alsook de Avonturenberg worden op bepaalde momenten volledig afgesloten voor publiek. Het is belangrijk dat er zowel een doelgerichte communicatie (MTB) als algemene communicatie (bezoekers be-MINE en omgeving) wordt gevoerd. Afspraken hieromtrent dienen te worden gemaakt met de organisatie en de dienst communicatie.
Parkeer- en toegangsverbod
Gezien de vakantieperiode moet het gevraagde parkeerverbod op de MTB parking alsook het afsluiten van het fietspad en de Avonturenberg zoveel als mogelijk beperkt te worden.
Het is daarom niet wenselijk om de MTB parking op donderdag en vrijdag al volledig af te sluiten. Gezien de beperkte inrichting (volgens inplantingsplan) moet het mogelijk zijn om dit te laten ingaan op vrijdagavond of minstens op een later tijdstip.
Signalisatie omwille van toegangsverbod en omleiding (fietspad/brug) dienen voorzien te worden. Aanvraag via dienst mobiliteit/stedelijke werkplaatsen.
Stewards dienen te worden ingezet om het parcours te vrijwaren van overige wandelaars/fietsers en hen te wijzen op de voorziene omleidingen.
Conclusie
Dienst TRE geeft ‘een gunstig advies onder voorwaarden’. De aanvraag zal worden voorgelegd aan de evenementencommissie alvorens definitief uitspraak te kunnen doen. Ook wenst de dienst TRE een overleg mbt de praktische afspraken, waarvan sprake in de nota.
Rekening houden met de nutswerken (elektrificatie van het spoor) van APK in de Stationsstraat en aan de brug over het spoor. De omleiding zal hier langs lopen. Kans is bestaande dat de werken dan al afgerond zijn.
Verder in de omgeving geen onderhoudswerken aanwezig.
Verder geen opmerkingen, in orde!
Indien beschikbaar kunnen de gevraagde materialen tegen betaling gereserveerd worden.
De materialen (inclusief verkeersmaatregelen) worden enkel geleverd door de stedelijke werkplaatsen. Plaatsing hiervan is voor de organisator van het evenement.
Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met de organisatie van De Hel van Beringen – Nighttrail op zaterdag 5 november 2022.
Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met de organisatie van De Hel van Beringen – duathlon op zondag 6 november 2022.
Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met de afwijking dat het MTB-Park na zonsondergang wel gebruikt wordt voor de nighttrail.
Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord dat het MTB-Park op zondag 6 november 2022 wordt afgesloten voor het publiek.
Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord dat de organisatie tegen betaling toch materiaal kan aanvragen bij de stedelijke werkplaatsen, indien dit materiaal niet voor andere Beringse evenementen al werd ingezet.