2023_GEM_00063 - Organisatie PARKIES 2023 - 2025 - Goedkeuring

 Met Parkies verrassen we de inwoners van Beringen met een gratis en uniek aanbod van verscheidene muziekculturen. We brengen hen samen met familie, vrienden en buren om in het Park van Beverlo te genieten tijdens de 7 concerten op donderdagavond.
De concerten zullen in 2023 plaatsvinden op donderdag 6, 13, 20 en 27 juli en 3,10 en 17 augustus.

Inbreng stad Beringen:

Financieel

• Financiële tegemoetkoming van 25.100 euro (excl. BTW). De bijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd op de eerste factuurdatum (1 april), zo ook voor 2023.

Infrastructuur

• Het gratis ter beschikking stellen van het overeengekomen terrein.
  
• Een stevig en overdekt podium van minimaal 9m breed x 6 meter diep;
• +/- 40 dranghekken als afsluiting voor tenten, kassa’s; 
• Fietsenstalling om zo het gebruik van de fiets als vervoersmiddel aan te moedigen; 
• Tafels en banken voor +/- 300 bezoekers; 
• Voldoende toiletvoorziening en regelmatig onderhoud om verstoppingen en geurhinder te vermijden inclusief een toilet voor mindervaliden;
• Sfeerverlichting door middel van bijvoorbeeld masten en guirlandeverlichting, verlichting van toegangspaden, eventuele noodverlichting;
• Een ruimte voor de opslag van materiaal en een ruimte voor de artiesten; 
• De nodige elektriciteitsvoorzieningen voor techniek podium, drank- en eetstanden en randanimatie. Het podium en de drankstanden moeten aparte (gescheiden) stroomvoeding hebben (zie aparte technisch fiche); 
• De nodige watervoorziening;
• Het reinigen van het terrein de dag na het concert en ophalen van het afval
• Goed toegankelijke parkeerplaatsen op of in de onmiddellijke buurt van het evenemententerrein voor alle noodzakelijke voertuigen. 
• De noodzakelijk geachte ondersteuning op vlak van openbare orde en veiligheid.
• Het voorzien van technische permanentie op afroep;

Promotioneel

• Publiciteit in gemeentelijke publicaties en social media. Inhoud en vorm wordt ter goedkeuring voorgelegd aan Muzikaal BV;
• Ophangen van publiciteit voor Parkies langs de belangrijkste toegangswegen

Veiligheid

• De noodzakelijke geachte ondersteuning op vlak van openbare orde en veiligheid. Op vraag van Stad Beringen wordt indien nodig een veiligheidsoverleg georganiseerd.
• Het voorzien van een regelmatige politiepatrouille.

Inbreng Muzikaal BV:

De volledige organisatie i.s.m. Stad Beringen van A tot Z., (financiële) verantwoordelijkheid, programmatie, productie en realisatie in overeenstemming met alle gemaakte afspraken.

Organisatie

• Centrale ondersteuning van het gehele concept vanuit het kantoor;
•  Het samenstellen van een hoogwaardig en aangenaam muziekprogramma dat een breed publiek aanspreekt;
• Een professionele PA- en lichtinstallatie.
• Het uitbaten van een verzorgde horecavoorziening waarbij marktconforme prijzen worden gehanteerd;
• Alle technische uitrusting: overdekte bar, koelinstallaties, tapinstallaties, kassa’s, transport,…
• Het selecteren, aanwerven en aansturen van een productieverantwoordelijke, logistieke medewerkers, avondcoördinatoren, festivalmedewerkers, enz. die allen verzekerd en ingeschreven zijn conform de sociale wetgeving. Zelfstandige freelancemedewerkers worden gecontracteerd via een aannemingscontract.
• De volledige voorbereiding van het evenement: budget, planning, boeking artiesten, afspraken met alle betrokken leveranciers en partners,....
• Beschikbaarheid voor al het noodzakelijk overleg, verslaggeving en verdere opvolging.
• Het opbouwen van alle infrastructuur de dag van het concert en het afbouwen ervan na elk concert.
•  Het respecteren van het einduur van het optreden om 23.15 uur en het sluitingsuur van 23.30 uur.
• Het gebruik van herbruikbare bekers en duurzame materialen voor de catering
• Het opruimen van het meeste afval na het het concert

Promotioneel

• Een verzorgde promotiecampagne, zowel off- als online: festivalkrant, flyers, advertenties bij mediapartners, persbriefing, lokale persbijeenkomst, website, facebook,...
• In alle communicatie en tijdens de optredens wordt de samenwerking met Stad Beringen naar het publiek duidelijk onderlijnd. Dit komt tot uiting op volgende wijze (niet limitatief);
  - PARKIES editie Beringen wordt in de festivalkrant die bus-aan-bus wordt verspreid in heel Beringen, aangekondigd als een organisatie van Muzikaal BV in samenwerking met Stad Beringen;
  - idem in alle advertenties, online campagnes, persdossier, persbriefing
  - tijdens begin- en eindpresentatie van de 7 concerten bedankt de organisatie telkens expliciet Stad Beringen
  - visibiliteit op concerten zelf; podium, spandoeken en vlaggen,.....
  - op www.parkies.be

Financieel

• Muzikaal BV staat financieel garant voor alle betalingen aan betrokken artiesten, leveranciers, belastingen, medewerkers, Sabam, billijke vergoeding, verzekeringen,…