2024_GEM_00083 - Organisatie BK mountainbike 2024 - samenwerkingsovereenkomst met Golazo - Goedkeuring

Verplichtingen voor Golazo;

1. De algemene organisatie van het Event in al zijn aspecten en de kwaliteitsvolle uitwerking van het Event
2. Het beheer van de inkomsten, inclusief inning en eventuele invordering van alle gelden, en de uitgaven van het Event
3. De coördinatie van relaties met de derde dienstverleners waarop GOLAZO een beroep zal doen bij het uitvoeren van deze Overeenkomst
4. De levering van alle installaties, materieel en personeel nodig voor het Event, met de nodige logistieke steun van de stad Beringen
5. De commercialisatie en verkoop van sponsorpakketten, en de organisatie van een kwalitatieve VIP Hospitality, indien VIP van toepassing
6. Zich houden aan de voorwaarden voor het gebruik van het openbaar domein en van de stads- en veiligheidsdiensten zoals opgenomen in de vergunning voor het Event
7. Het uitwerken van een promotiecampagne voor het Event (media, drukwerken, sociale media)
8. De algemene communicatie-uitingen (offline en online) van het Event (tickets, folders, badges, etc.)
9. De productie, hosting en onderhoud van de Eventwebsite
10. Het rekruteren van vrijwilligers en medewerkers voor het Event
11. Voorzien van voldoende mobiele toiletten
12. Voorzien van voldoende afvalcontainers voor publiek en organisatie (inclusief gratis dagelijkse lediging tijdens opbouw-, event- en afbraakperiode)
13. Zorgen voor de medische voorzieningen ten behoeve van deelnemers en toeschouwers aan het Event, sluiten van overeenkomst met een medische dienst naar keuze met de juiste specifieke ervaring.
14. Voorzien van de nodige verzekeringen die haar activiteiten tegen de gebruikelijke risico’s verzekeren

Ondersteuning stad Beringen;

1. Toelating tot organisatie van het Event op de gekozen Event site (be-Mine) met de aanwezige nutsvoorzieningen en nutsaansluitingen die voorafgaand door aan GOLAZO worden gecommuniceerd.
2. Vrije en kosteloze terbeschikkingstelling van de Event site
3. Parkeervrijhouden van de nodige straten op en rond de Event site, indien dit zou nodig zijn. De campers en voertuigen van de deelnemers moeten prioritair kunnen parkeren dichtbij het parcours. Naar analogie met de jaarlijkse cyclocross.
4. Aanvraag voor politionele ondersteuning door de lokale politie
5. Coördinatie van het Event met de gemeentelijke veiligheidscel (politie, brandweer, EHBO partner,…)
6. Logistieke ondersteuning in de vorm van:
1. Ter beschikking stellen van materialen zoals nadars, tafels, stoelen, enz. Deze worden ter plaatse geleverd voor zover deze ter beschikking zijn.
2. Ter beschikking stellen van alle vaste nutsvoorzieningen en nutsaansluitingen (elektriciteit, water,…)
3. Ter beschikking stellen van Wifi in de persruimte en inschrijfruimte
4. Ter beschikking stellen van parkings op openbaar domein en aanduiden van parkings op privédomein en het leggen van contacten met de privé-eigenaars
5. Ter beschikking stellen van de nodige accommodaties/infrastructuur voor het Event
6. Groenonderhoud waaronder snoeiwerk en herstellingswerken voor of na het Event op het openbaar domein in beheer van DE STAD
7. Inzet van de (beschikbare) stedelijke communicatiekanalen en ondersteuning in de uitwerking van de communicatie -en mediacampagne van GOLAZO. Bewoners -en bedrijvencommunicatie wordt voorzien door de stad.
8. Het faciliteren van lokale actoren (clubs, verenigingen,…) tot medewerking aan het Event. Het benaderen van een lokale/regionale mountainbikeclub voor sporttechnische hulp zoals bouwen parcours. De kosten van inzet van deze externe partners zijn ten laste van Golazo.
9. Betaling van de Licentie fee van 10.000 EUR aan Belgian Cycling (in toepassing van art. 5.2 van de overeenkomst)
10. Het respecteren van de Organisatiegids Belgisch Kampioenschap MTB 2024