2024_CBS_02469 - Aanvraag evenementenloket: kerstboomverbranding Paal – 11 januari 2025 - Goedkeuring

ORGANISATIE – DIENST ONDERNEMEN

Voor deze organisatie krijgt de middenstand van Paal een subsidie van Stad Beringen in kader van het reglement ‘ondersteuning middenstandswerking’.

LOCATIE – DIENST WPR / GRONDEN

De organisator wenst het event te organiseren op privaat domein, zijnde de terreinen rondom de Merelhoeve. 

De dienst handhaving vraagt rekening te houden met het feit dat bij opening van de cafetaria, deze dag in rekening wordt gebracht bij de wettelijk toegelaten periode van vier maanden. Dit betekent dat het fietscafé in de zomer nog drie maanden kan openen.

TIJDELIJKE VERKEERSMAATREGELEN - DIENST WEGEN EN PUBLIEKE RUIMTE
De nodige verkeersmaatregelen voor het vlot verloop van het evenement zijn aangevraagd en toegevoegd in de bijlagen. 

 OPENBARE VERLICHTING – DIENST NOODPLANNING

De organisatie vraagt in het kader van de veiligheid om de openbare verlichting de hele nacht te laten branden in de Maalbeekstraat, Broekkantstraat en Kamerstraat.

HULPDIENSTEN & EHBO – DIENST NOODPLANNING

Er is een hulppost EHBO voorzien door de organisatoren. De post wordt voorzien door Vlaamse Kruis VZW Geleding Beringen onder leiding van Jan Lemmens.

BEWAKING MET EIGEN LEDEN – POLITIE
 De organisatie wenst in het kader van de wet tot regeling van de private en bijzondere veiligheid (2 oktober 2017) bewakingsactiviteiten uit te voeren door effectieve leden van de vereniging of personen die een effectieve en aanwijsbare band hebben met de vereniging. De organisatie maakt in dit kader een officiële aanvraag met vermelding van rijksregister of bisnummer over aan de behandelende dienst van de eventaanvraag. Na screening van de lokale politie Beringen, Ham, Tessenderlo zal deze het resultaat van de screening overmaken aan de behandelende dienst. Indien akkoord zal de burgemeester in dit kader een afzonderlijke toestemming verlenen.

GEBRUIK VAN ZUIVER HOUT – DIENST MILIEU

De organisator dient enkel gebruik te maken van zuiver hout (droog en onbehandeld), om het vrijkomen van toxische stoffen tegen te gaan, en dient hier ook maatregelen voor te nemen.

AFWIJKING OP DE GELUIDSNORMEN – DIENST MILIEU

De organisator wenst een afwijking op de geluidsnormen aan te vragen.

De organisator vraagt een afwijking op de geluidsnormen, zijnde tot 100 dB(A) LAeq 60 min. omdat het een evenement met live muziek betreft. De bassen dienen beperkt te worden tot 113 dB(C). 

De organisator dient zich steeds te houden aan onderstaande maatregelen om overlast te beperken.

• De organisator dient de afwijking op de geluidsnormen voor het kindergedeelte te beperken tot 95 dB (A).
• De organisator dient de verplichte flankerende maatregelen: geluidsmeting gedurende ganse activiteit, gemeten volume registreren, gemeten volume zichtbaar voor persoon die het volume bedient en het gratis ter beschikking stellen van oordopjes toe te passen. 
• De organisator dient zich ertoe te verbinden onmiddellijk en zonder terugkerende gevolg te geven aan bemerkingen van politie bij klachten inzake geluidsoverlast in de buurt.

INFORMEREN BUURT – EVENTS BERINGEN

Gezien de voorziene overlast die het evenement met zich mee brengt en om een directe lijn met de buurt te creëren dient de organisator de buurt te informeren over het evenement. Dit door het posten van brieven, minimaal 1 week en maximaal 4 weken voordat het evenement plaatsvindt bij de omliggende straten die een directe impact van het evenement ervaren.

In de brief dient de organisator onderstaande te vermelden:

• Datum en uren van het evenement;
• Locatie van het evenement;
• Algemene informatie over het concept van het evenement;
• Minimaal de contactgegevens (naam en gsm) van 1 contactpersoon van de organisatie;
• Uren van de op- en afbouw en een vermelding van de hinder die deze met zich mee brengt;
• Datum en uur waarop de soundcheck plaatsvindt;
• Eventuele verkeersmaatregelen.

BELEID INZAKE DRANKVERPAKKINGEN – DIENST MILIEU

De organisator dient zich te houden aan de wetgeving inzake drank en cateringverpakkingen : Wetgeving drankverpakkingen en voedselverpakkingen (vlaanderen.be)

SCHENKEN ALCOHOLISCHE DRANKEN – EVENTS BERINGEN

In het kader van veiligheid en sensibilisering op evenementen legt Events Beringen bijkomende voorwaarden op voor het schenken van alcoholische dranken op evenementen. 

De organisator wenst alcoholische dranken te schenken en dient zich aan onderstaande voorwaarden te houden:

• Personen onder de 16 jaar hebben geen toegang tot alcoholische dranken
• Er moet duidelijk geafficheerd worden dat er geen alcohol verstrekt wordt aan personen onder de 16 jaar;
• Indien de organisatie sterke dranken schenkt, wordt de vergunning inclusief bijkomende voorwaarden opgenomen in deze nota ter goedkeuring.
• De organisatoren zijn verplicht om toezicht te houden op het nakomen van de genoemde voorwaarden gedurende de volledige duur van de activiteit. De bevoegde instanties van stad Beringen doen hier gerichte controle op.

Om het alcoholgebruik te matigen en af te remmen doet Events Beringen enkele aanbevelingen:

• De organisator hanteert een duidelijk, positief prijzenbeleid. Zo is het afgeraden om het verbruik van alcohol op korte termijn te stimuleren (bijvoorbeeld door middel van een ‘Happy Hour’). Daarnaast is het aangeraden om non-alcoholische varianten goedkoper aan te bieden. Dit kan door water goedkoper aan te bieden dan een standaardconsumptie of een mocktail goedkoper aan te bieden dan cocktails;
• De organisator biedt gratis (kraantjes)water aan. Hierbij dient de organisator rekening te houden met de voorwaarden van volksgezondheid;
• De organisator maakt gebruikt van het “binnen is binnen” principe waarbij bezoekers opnieuw moeten betalen zodra ze de evenementensite verlaten.

VERGUNNING STERKE DRANK

Volgens artikel 9 van de wet van 28 december 1983 “betreffende de vergunning voor het verstrekken van sterke drank” is het college van burgemeester en schepenen   bevoegd om toelating te geven om tijdens occasionele manifestaties sterke drank te verkopen voor het gebruik ter plaatse.

De organisator dient zich steeds te houden aan onderstaande maatregelen:

• Er moet duidelijk geafficheerd worden dat personen onder de 18 jaar geen toegang hebben tot de sterke drank;
• De sterke drank mag niet geschonken door personen onder de 18 jaar;
• De sterke drank mag niet uitgedeeld/verkocht worden door personen onder de 18 jaar;
• De organisator wordt verplicht om het barpersoneel te briefen voorafgaand aan het evenement;
• De organisatoren zijn verplicht om toezicht te houden op het nakomen van de genoemde voorwaarden gedurende de volledige duur van de activiteit. De bevoegde instanties van stad Beringen doen hier gerichte controle op.