De algemeen directeur geeft jaarlijks aan de bestuursorganen terugkoppeling (van de voortgangsinitiatieven op het vlak van de verschillende actieplannen) in het kader van organisatiebeheersing. Voor het eerst gebeurt dit nu in de vorm van een bondig tekstrapport. De afgelopen jaren gebeurde dit in de vorm van een Excel document waarin de realisatie van aanbevelingen (A-punten) en verbeterpunten (V-punten) uit het auditrapport van Audit Vlaanderen (uit 2015) werd weergegeven via de statusupdates. Voor de volledigheid en consistentie is het Excel document ook nu als bijlage toegevoegd, maar is inhoudelijk al die informatie ook terug te vinden in het tekstrapport. De aanbevelingen en verbeterpunten waarmee de organisatie nu (nog) aan de slag is, zijn aangeduid met codes 1 tot en met 3 (niet gestart, in afwachting, in uitvoering). De aanbevelingen en verbeterpunten die volledig werden afgewerkt hebben de (groene) code 4 (uitgevoerd).
A-punten en V-punten die nog lopende zijn (status - ook kwalitatief - beschreven in bijlage bij dit besluit) betreffen:
A 5.1 opzetten gestructureerd en kwaliteitsvol informatiebeheer op gedeelde netwerkschijf
A 8.1 opmaak structureel gebouwenbeheersplan (audit gebouwenbeheer)
A 10.2 opstellen en uitvoering informatieveiligheidsplan en gecoördineerde aanpak informatieveiligheid
V 1.1 uitvoeren tevredenheidsmeting met betrekking tot kwaliteit interne werking en dienstverlening (nulmeting)
V 6.1 opmaak personeelsopvolgingssysteem (verzamelen en analyseren van beheersgegevens op vlak van personeel)
V 8.1 invoering gestructureerd aankoopbeleid aan hand van verbetervoorstellen
V 9.1 inventariseren en centraal ontsluiten van lopende facility contracten
V 9.2 inventarisatie en opzetten gestructureerd beheer rond facilitaire middelen (meubilair, werktuigen en materialen)
De meeste zaken zijn in uitvoering. Een aantal zaken zijn wat vertraagd. Werk werd ook gemaakt van de opmaak van een digitaal organisatiehandboek (intranet), waar aan de hand van diezelfde tien organisatiethema's, de al beschikbare belangrijke management en ondersteunende processen zijn samengebracht. Het organisatiehandboek werd midden mei voor iedereen in de organisatie opengesteld. In het tekstrapport is toegelicht welke procedures en afspraken alvast in het digitaal organisatiehandboek zijn opgenomen.
In februari 2021 is ook gestart met een zelfevaluatie op het niveau van de organisatie over de tien thema's die Audit Vlaanderen aanhoudt. Op dit moment bevindt zich dat in een afrondende fase. De bedoeling is dat bovenstaande punten, voor zover niet al bijna uitgevoerd, meegenomen worden als acties in een vernieuwd 'organisatieverbetering' implementatieplan.
Kennisname van de jaarlijkse terugkoppeling van de algemeen directeur in kader van organisatiebeheersing aan de hand van het opvolgingsdocument Organisatiebeheersing - Jaarlijkse rapportering, juni 2021 ('2021_organisatiebeheersing_jaarlijkse rapportering_raden'). De rapportering gebeurt aansluitend bij de tien thema's uit de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen, wat als kader en ontwikkelrichting naar de toekomst wordt gehanteerd (Startnota OBHS mei2020, integraal deel van jaarlijkse terugkoppeling aan raden in juni 2020).
Kennisname dat vanuit de zelfevaluatie (tien thema's) op organisatieniveau toegewerkt zal worden naar een implementatieplan, zodat de belangrijkste organisatierisico's verder worden aangepakt, waarmee de organisatie zichzelf verder kan verbeteren en professionaliseren. De zelfevaluatie bevindt zich in een afrondende fase en beoogt om vanaf het najaar 2021 verder te dienen als kompas voor verbeter- dan wel versterkingstrajecten.