Samen met de schepen van burgerzaken, de medewerkers van facilitair beheer, de werkplaatsen en burgerzaken werd er in het najaar 2023 een evaluatievergadering gehouden over de buitenhuwelijken.
In 2023 vonden er tussen mei en oktober 8 buitenhuwelijken plaats. Er werd 1 buitenhuwelijk verschoven naar het stadhuis omwille van slechte weersomstandigheden.
In 2024 staan er voorlopig al 8 buitenhuwelijken gepland. Vermoedelijk zal het aantal nog toenemen.
Over het algemeen is iedereen (schepen van burgerzaken, koppel/familie, medewerkers) heel positief over de buitenhuwelijken.
Toch blijkt dat er een aantal wijzigingen nodig zijn, nl:
Sleutel en controle
In het reglement staat dat, indien het koppel wenst gebruik te maken van de stroomkast, de sleutel op de dienst toerisme 1 uur voor de ceremonie kan afgehaald worden. Als garantie wordt een eID achtergelaten. De werkwijze is afgesproken met dienst toerisme. Bij afhaling 1 uur voor de ceremonie: afhalen van de sleutel bij dienst toerisme, als garantie wordt een eID afgegeven en er wordt getekend voor ontvangst. Maximum 2 uur na de ceremonie: moeten ze de sleutel terug binnenleveren. Er wordt getekend voor ontvangst en de eID wordt terug overhandigd.
Evaluatie:
Sleutel: Vermits de medewerkers van de werkplaatsen een extra elektriciteitsaansluiting voorzien hebben in de Kiosk zelf, is het niet meer nodig dat het koppel een sleutel gaat halen bij toerisme. De medewerkers van facilitair beheer kunnen met een afstandsbediening de elektriciteit opzetten, er is een limiet van 4 uur stroomvoorziening voorzien.
Controle: Het aantal koppels dat achteraf nog een receptie plant aan het Kioskplein is heel beperkt. Bovendien nemen de gemeenschapswachten het Kioskplein mee in hun ronde op maandag. Vermits er geen meldingen zijn geweest over achtergelaten vuilnis na een huwelijk, wordt er voorgesteld om het deel van de controle door de dienst toerisme weg te laten.
Tijdstip
Om praktische redenen kon er in 2023 enkel op zaterdag, als laatste huwelijk, een buitenhuwelijk geboekt worden.
Evaluatie
In praktijk vond het buitenhuwelijk op een zaterdag om 12.15 uur plaats omdat de ambtenaar, gezien de drukte op de Koolmijnlaan, vaak niet tijdig om 12 uur ter plaatse kon zijn indien er om 11 uur ook nog een huwelijk gepland stond in het stadhuis. Dit werd ook zo gecommuniceerd aan het koppel.
Er is gekeken of er ook nog op een ander moment een buitenhuwelijk kan plaatsvinden. Hierbij moet wel rekening gehouden worden dat de dag waarop er een buitenhuwelijk toegelaten wordt, er in totaal minder huwelijken kunnen plaatsvinden (1 buitenhuwelijk = 3 huwelijken in het Stadhuis). Om 11 uur kan het laatste in het stadhuis doorgaan.
Op een zaterdag kan er geen extra buitenhuwelijk gepland worden, omdat het koppel de mogelijkheid heeft om achteraf een receptie te houden op het Kioskplein.
Op woensdag vinden er sowieso minder huwelijken plaats. Eventueel kan er overwogen worden om de dag voor een feestdag toe te staan, bv. op 10 juli of 14 augustus 2024. Op andere woensdagen buiten de zomervakantie is het niet evident om op het moment dat de scholen uit zijn, op tijd aan het Kioskplein te geraken, gezien de drukte op de Koolmijnlaan.
Op vrijdag 12 uur (12.15 uur) is wel een optie als extra moment. Dit moment is voor de medewerkers van facilitair beheer ook haalbaar.
Indien het bestuur beslist om ook op andere momenten een buitenhuwelijk toe te staan, dan wordt er voorgesteld om dit pas vanaf 1 januari 2025 te laten starten. Voor 2024 liggen er al heel wat huwelijken vast op een vrijdag. Het zou niet eerlijk zijn om aan nieuwe aanvragers meer mogelijkheden te geven, dan aan de burgers die hun huwelijk eerder planden.
Werkwijze
De medewerker van het facilitair team brengt het trouwdossier, samen met de pen en het geschenk, naar het Kioskplein. De ambtenaar ondertekent de huwelijksakte nadien, maar op dezelfde dag. Dit kan ter plaatse niet voorzien worden.
Het koppel zorgt zelf voor een tafel en minstens 4 stoelen.
Evaluatie:
De werkwijze blijft behouden zoals het is. Nieuw vanaf 2024 is wel dat er een geluidsbox wordt aangekocht die de medewerkers van facilitair beheer meenemen, samen met het trouwdossier en het cadeautje.
Voorstellen tot aanpassing van de gebruiksovereenkomst:
Artikel 10 en 11 worden geschrapt.
Het schepencollege van 18 januari 2024 ging akkoord met de schrapping van deze artikelen. Bijkomend gingen ze akkoord om een extra moment voor een buitenhuwelijk in te lassen op vrijdag om 12 uur. Aangezien heel wat huwelijken voor 2024 reeds vastliggen op een vrijdag, zal dit extra moment pas ingelast worden vanaf 1 januari 2025.
De gemeenteraad is akkoord om artikel 10 van de gebruiksovereenkomst te schrappen.
Het gemeenteraad is akkoord om artikel 11 van de gebruiksovereenkomst te schrappen.
De gemeenteraad is akkoord om een extra moment voor een buitenhuwelijk in te lassen op vrijdag om 12 uur. Aangezien heel wat huwelijken voor 2024 reeds vastliggen op een vrijdag, zal dit extra moment pas ingelast worden vanaf 1 januari 2025.