2024_CBS_02083 - Organisatie Mijnhappening 2024 - Goedkeuring

Overzicht

• Mijnhappening 2024
• Locatie: be-MINE
• Datum en uren event:
  Zondag 8 september 2024 vanaf 11.00 uur tot 20.00 uur.
• Verwacht aantal bezoekers: 5000
• Opbouw: vanaf donderdag 5 september 2024
• Afbouw: maandag 9 september 2024
• Coördinators Mijnhappening: Ben Biets (Events Beringen) en Bjorn Daniels (Events Beringen) 

Evaluatie Mijnhappening 2023

• Programma: 
   Diversiteit en verscheidenheid troef tijdens de Mijnhappening met een kleurrijk smakendorp, optredens uit diverse windstreken en wereldse animatie voor jong en oud.

• Budget:
   UITGAVEN
  Artiesten:                                            13 691,35€
  Materialen en diensten:                      31 771,72€
  Andere kosten:                                   2 576,90€
  Promotie:                                            9 087,39€
  Horeca:                                               35 596,46€
  Totale uitgaven:                                  92 723,81€
  
  INKOMSTEN
  Sponsoring:                                        15 427,50€
  Inkom/standhouders/partners:             19 208,14€
  Horeca:                                               43 061,48€
  Stad:                                                   24 000,00€
  Totale inkomsten:                               101 697,12€
  Algemeen totaal:                                 8 973,31€
   
• Algemene evaluatiepunten:
  Het warme weer heeft ervoor gezorgd dat de opbouw wat meer tijd in beslag nam. Ook had de hitte invloed op het bezoekersaantal. Het evenement kwam langzaam op gang. Al bij al was het een geslaagde editie. Er werd rekening gehouden met de evaluatie van 2022 editie. Zo werd de Snuistermarkt uitgebreid en werd er extra zitruimte voorzien. Op de foodmarkt werd er meer ruimte voorzien en waren er dubbel zoveel zitplaatsen t.o.v. de editie 2022. De kunst- en ambachtenmarkt werd aan één zijde van het wandelpad opgesteld. Hierdoor werd de doorgang voldoende breed. Er werden kermisattracties en een springkasteel geplaatst op de parking van be-MINE Boulevard. Ook werd er rondtrekkende animatie voorzien om meer connectie met de retail te genereren. Opmerkingen/verbeterpunten 2023 editie: Interculturele Raad, bekijken welke verenigingen effectief van Beringen zijn. Verenigingen van buiten Beringen eventueel een vergoeding te laten betalen. Dit zou niet gelden voor verenigingen waarvan er geen nationaliteiten (bvb. Palestijns) actief zijn in Beringen. Belangrijk om zoveel mogelijk nationaliteiten aanwezig te hebben op de foodmarkt = multicultureel. Momenteel is er een overaanbod van Turkse verenigingen. Prijslijsten van alle verenigingen op voorhand opvragen, zodat we een uniforme prijslijst kunnen plaatsen aan elke eetstand. Dit jaar was er een stand die frieten verkocht, dat is niet de bedoeling. Voor de 2024 editie gaan we meer hulp vragen bij het opruimen van de foodstanden door de verenigingen van de Interculturele Raad. De tenten zouden leeg en opgeruimd dienen achtergelaten te worden alsook hulp bij het stapelen van het zitmeubilair zou welkom zijn. Voor de standhouders van de food- en snuistermarkt gaan we een invulformulier opmaken met duidelijke vermelding van de tafels (2 type afmetingen) en stoelen die beschikbaar zijn. Eventueel gekoppeld aan een waarborg en een vaste locatie waar men de tafels en stoelen kan ophalen en inleveren. Dit jaar zijn er 6 stoelen verloren geraakt.
  De tenten van 5x5 op de snuistermarkt zijn eigenlijk te groot voor de meeste standhouders om deze voldoende te kunnen aankleden. Checken of Luc Dries voldoende tenten heeft van 3x3.
  Rondleiding unieke mijngebouwen + uur aanduidingen van de attracties en optredens beter kenbaar maken… Nadenken hoe we deze communicatie beter zichtbaar kunnen maken in 2024.
  Er stonden veel fietsen op het fietspad t.h.v. de mijngebouwen/mijnmuseum. Naar volgend jaar de 3 fietsenstallingen die er reeds waren beter aanduiden. Indien mogelijk een extra fietsenstalling voorzien op de parking (standhouders) of bijvoorbeeld op de speelplaats van de school.
  Veel eerder de datum en openingsuren communiceren op de website & sociale media van de Mijnhappening. Was dit jaar te laat, kan al enkele maanden op voorhand gebeuren. Er is de suggestie gemaakt om de decoratie door te trekken richting Todi & Retail (bijvoorbeeld met gouden doeken). Indien het binnen het budget past.
  De communicatie van sommige partners graag aanpassen naar volgende jaar toe. Het moet steeds duidelijk zijn dat de partners onderdeel uitmaken van het evenement DE MIJNHAPPENING. De Mijnhappening steeds vooropstellen in alle communicatie!
  Suggestie om volgend jaar een springkasteel of andere kinderactiviteit op het middenplein te plaatsen zodat de ouders iets kunnen nuttigen terwijl ze op het terras zitten.
  Eerder en regelmatiger overleg met de partners. Startvergadering in april 2024.
  Graag wat meer schwung op podium aan de foodmarkt. Bezoekers mee betrekken en laten dansen. We dienen wel steeds rekening te houden met het multiculturele gegeven.
  Er werd nog steeds cash geld ontvangen voor consumpties. Dit is niet de bedoeling.

Organisatie Mijnhappening 2024

Budget

Zowel inkomsten als uitgaven rond de Mijnhappening zijn opgenomen in AC001380. 
Qua uitgaven werken we binnen de vooropgestelde budgetten.
AC001380 is gebaseerd op de voorbije edities. Zoals elk jaar is het moeilijk om de inkomsten in te schatten aangezien deze afhankelijk zijn van verschillende factoren zoals de weersomstandigheden, aantal bezoekers, … .
We merken ook dat het ieder jaar moeilijker wordt om de nodige sponsors te werven ook al steekt Events Beringen hier veel tijd en energie in. We merken ook dat sponsors minder geneigd zijn om een stadsdienst te ondersteunen.
Hieronder alvast de begroting voor editie 2024:
 UITGAVEN
 Artiesten:                                            18 500€
 Materialen en diensten:                      26 600€
 Promotie & klein materiaal:                  6 650€ (via MJP000538 en MJP005748)
 Horeca:                                               43 200€
 Totale uitgaven:                                  94 950€

 INKOMSTEN
 Sponsoring:                                        12 000€
 Standhouders/partners:                      14 500€
 Horeca:                                               46 000€
 Stad:                                                   22 500€
 Totale inkomsten:                               95 000€
 Algemeen totaal:                                 50€
 

Programma

Divercité Foodmarkt en Divercité Snuistermarkt

Dat Beringen met de Mijnhappening voor diversiteit kiest, is natuurlijk geen toeval. Beringen heeft immers een mooi mijnpatrimonium en mijnwerkers kwamen nu eenmaal van overal: goed voor een diverse waaier aan nationaliteiten. Ook vandaag brengen heel wat verenigingen dit multiculturele karakter naar buiten. Daar kan je tijdens de Mijnhappening kennis mee maken op de Divercité Foodmarkt en proeven van lekkere hapjes en drankjes. De Divercité Snuistermarkt is een gezellige markt waar je verschillende Beringse verenigingen kunt ontmoeten en wereldse producten kopen.

Optredens en animatie

Animatie genoeg op de Mijnhappening en ook die komt uit alle windstreken. We voorzien twee podia. Eentje op het evenementenplein met optredens van Black Cat Biscuit, Fleetmood, Fernan Zeste en Beatlephonics. Ook op de Divercité Foodmarkt voorzien we de nodige muzikale omlijsting met o.a. dj Groove Merchant, Omur Aslan, Ethnic Colors, …

We voorzien de nodige (rondtrekkende) animatie op het terrein. Er is ook animatie voorzien aan Todi, Sportoase, Alpamayo, Mia Mensa, Velotril en natuurlijk ook het evenementenplein zelf.

Belgisch record golfballenknikkerbaan

Op de avonturenberg zal een golfballenknikkerbaan gebouwd worden (rechts van de trap zonder hinder voor publiek) waaraan bezoekers kunnen deelnemen (1 euro voor een golfbal) in wedstrijdvorm. De grote finale zal in de loop van de namiddag plaatsvinden en dan zal er een Belgisch record neergezet worden van langste knikkerbaan.

Highline tussen schachtbokken

Dit jaar heeft de Mijnhappening een unieke attractie weten te strikken. Tophighliner Jef Cox zal doorlopend een highlineshow geven tussen de schachtbokken op be-MINE. Mogelijks is er ook een highlineshow tussen schachtbok en avonturenberg. De gesprekken hieromtrent zijn nog lopende.

Mijnbeleving

Geen Mijnhappening zonder mijnbeleving! De be-MINE site spreekt voor zich maar ook de mijngebouwen kan je bezichtigen, zelfs gebouwen die momenteel een andere bestemming hebben gekregen. Ook de verschillende partners op de site zoals Alpamayo, Todi, Sportoase, … zetten hun deuren open.

Samen met be-MINE nv zal de kolenwasserij 4 worden opengesteld voor publiek.

Provincie Limburg organiseert een belevingswandeling doorheen de mijngebouwen.

Het Mijnmuseum zelf is tegen betaling te bezichtigen. En bovendien zijn 9 winkels op be-MINE Boulevard geopend tijdens de Mijnhappening.

Net zoals bij de ander events werken we tijdens de Mijnhappening met herbruikbaar cateringmateriaal voor zowel de drank- als eetstanden. De waarborg voor het herbruikbaar cateringmateriaal bedraagt €1,40 wat overeenkomt met 1 bon.
Er wordt ook een inzamelpunt voorzien waar bezoekers hun waarborg kunnen terugvragen. Bonnen worden niet terugbetaald, enkel als ze herbruikbaar cateringmateriaal terug binnenbrengen. Verder zijn er ook 2 locaties om bonnen aan te kopen.
 Op zondag zal er zich een kermis positioneren op de parking van be-MINE Boulevard ter hoogte van de Brico. (dienst ondernemen ‘markten & kermissen)

Deelname verenigingen Interculturele Raad (via Dienst Samenleven) tijdens de Mijnhappening
Tijdens de Mijnhappening nemen verschillende verenigingen van de Interculturele Raad deel aan de Mijnhappening. Ze baten een stand uit op de Food- of Snuistermarkt. Er is met hen afgesproken dat ze geen drank mogen verkopen met uitzondering van echte typische drankjes die hun land vertegenwoordigen. De inkomsten van deze verkopen zijn voor hun verenigingskas. Scouts Beringen-Mijn baadt op de Foodmarkt een drankstand uit. De 70/30-regeling is bij deze drankstand van kracht. 30% van de inkomsten zijn voor de organisatie. Van de 70% wordt daarna de drankfactuur afgetrokken.  Het bedrag wat dan overblijft is voor Scouts Beringen-Mijn. Alle verenigingen zijn op voorhand op de hoogte gebracht van deze afspraken.
We stellen voor om deze legislatuur de gemaakte afspraak te behouden en dit eventueel in de nieuwe legislatuur te herbekijken.
Het uitbetalen van de verenigingen is als budget opgenomen bij Events Beringen onder AC001380 met MJP005718
Dienst Samenleven voorziet een budget via MJP002154. Deze middelen dienen als ondersteuning voor de Food- en Snuistermarkt.

Hulp verenigingen bij op- en afbouw en tijdens het event

Het is onmogelijk om een event als de Mijnhappening op- en af te bouwen zonder de hulp van externen. Omdat het inhuren van professionele firma’s veelal te kostelijk is wordt er beroep gedaan op verenigingen om een handje te helpen voor, tijdens en na het event. Dit is enerzijds belangrijk in de maatschappelijke rol die een Stad speelt en zo voelen de mensen zich ook meer betrokken met de werking van de Stad. In het verleden werd er ook beroep gedaan op verenigingen om een handje toe te steken tijdens de Mijnhappening. Dit kan natuurlijk niet kosteloos. We willen de verenigingen hier dan ook voor vergoeden en stellen een bedrag van €45 per persoon per shift voor. Een shift is een tijdsbestek van ongeveer 6 uren.
Dit geldt niet voor een vereniging die een drankstand/eetkraampje uitbaten zoals bijvoorbeeld Scouts Beringen-Mijn. Zij hebben al inkomsten via de uitbating van hun stand.

We hebben dit in ons budget opgenomen onder AC001380 met MJP005718.

Hulp vrijwilligers bij op- en afbouw en tijdens het event

Net zoals bij Paal op Stelten en Halfoogstfeesten willen we voor de vrijwilligers graag een onkostenvergoeding van 20€ per shift van ongeveer 6 uren voorzien.
We hebben dit in ons budget opgenomen onder AC001380 met MJP005717.

Organisatie en permanentie tijdens de Mijnhappening

De organisatie en coördinatie van de Mijnhappening ligt bij Events Beringen. Zij verzorgen het praktische luik gaande van vastleggen van diverse materialen, contacten met de verschillende leveranciers, afspraken met werkplaatsen, … . Dienst Samenleven maakt op voorhand de nodige afspraken met de Interculturele Raad voor de Food- en snuistermarkt, koppelt dit terug naar Events Beringen en volgt dit ook verder mee op tijdens de Mijnhappening. 

Stedelijke Werkplaatsen

Opdat dit evenement kan plaatsvinden vragen wij de medewerking van de stedelijke werkplaatsen. Met de verantwoordelijke, die aangeduid wordt binnen de stedelijke werkplaatsen, zal alles tot in detail besproken worden. We stellen hiervoor als dienst Events een draaiboek op dat als leidraad geldt voor het gehele evenement en waar alle gemaakt afspraken, planningen en dergelijke in opgenomen zijn.

• Leveren en plaatsen van nadar/heras
• Water- en elektrische voorzieningen
• Inkleding terrein
• Leveren en plaatsen van allerlei materialen (receptietafels, plooitafels, toiletwagen, feestverlichting, zekeringskasten, verlengkabels,…)
• Interventie bij dringende technische problemen op 8 september
• Allerlei vervoer
• Mobiel podium
• Enz…

Verkeersmaatregelen en inbeslagname openbaar domein

Deze worden rechtstreeks besproken en aangevraagd bij de dienst Wegen & Publieke Ruimte.
Tijdens dit weekend gaan we ons richten op de be-MINE site. Voor het gebouw van Toerisme worden wel enkele plaatsen voorzien voor vergunninghouders en een fietsenparking. De nota voor de verkeersmaatregelen is opgenomen in bijlage van deze algemene nota van de Mijnhappening en maken integraal deel uit van de algemene nota in verband met de Mijnhappening.

Veiligheid:

Voor toezicht tijdens het evenement vragen wij permanente politiecontrole tijdens deze dag.
Er wordt ook een veiligheidsoverleg gepland waarbij de noodplanningscoördinator en de verschillende veiligheidsdiensten aanwezig zijn. 

Toelating tot het schenken van sterke drank:

Kan er een vergunning tot het schenken van sterke dranken uitgereikt worden voor de Mijnhappening?
Uiteraard zullen wij volgende minimale maatregelen in acht nemen:

• Er mag enkel sterke drank worden verstrekt via een aparte toog, die uitsluitend bemand is met personen boven de 18 jaar.
• Ter plaatse dient duidelijk geafficheerd te worden dat er geen sterke drank wordt verstrekt aan personen onder de 18 jaar. In geval van twijfel dient een besteller gevraagd te worden om zijn leeftijd te bewijzen.

Toelating hogere geluidsnormen

Omdat we tijdens de Mijnhappening elektronisch versterkte muziek spelen, vragen we een toelating om hogere geluidsnormen te hanteren. We vragen een afwijking aan tot 95 dB(A) LAeq, 15 min. Tijdens het evenement zal er elektronisch versterkte muziek gespeeld worden door optredens/live muziek.

Geluidsmeter met visuele indicatie en oordopjes zullen we sowieso voorzien.